Jak najít a vybrat specialistu na granty

Přemýšlíte o tom, že byste zkusili zažádat o dotaci nebo grant, nechcete to dělat sami, ale vůbec netušíte, jak a kde někoho najít?

Dotace a granty čerpáte pravidelně, ale potřebujete větší kapacitu, tak hledáte někoho, kdo vám s tím pomůže?

Nějaké zkušenosti s dotacemi a granty máte, ale teď chcete zkusit velký investiční projekt, na který si sami netroufáte?

Ať už s dotacemi a granty zkušenosti máte nebo nemáte, při hledání a výběru spolupracovníka nebo spolupracující firmy se vám mohou hodit následující tipy a zkušenosti.

Koho vlastně hledáte?

Na začátku je nutné si ujasnit, koho vlastně hledáte. Resp. jaké činnosti a jakou míru podpory od dotyčného člověka nebo organizace budete chtít.

• Hledáte člověka/subjekt, který vám s žádostí o dotaci nebo grant „jen“ pomůže a poradí?
• Nebo hledáte někoho, kdo za vás celou žádost zpracuje a připraví veškeré podklady (pozor – věcný obsah bude stejně na vás, protože jen vy víte, co chcete a proč)?
• A co administrace projektu (fáze, kdy projekt běží a donorovi se podávají zprávy a průběžná vyúčtování vč. závěrečného vyúčtování) – tu si budete dělat sami, nebo ji budete chtít taky od nového spolupracujícího subjektu/člověka?
• A hledáte spolupracovníka na jednorázovou, nebo déle trvající spolupráci?

Jak bude spolupráce fungovat?

Když víte, jaké činnosti od spolupracovníka budete chtít, je možné začít přemýšlet nad tím, jak by měl dotyčný spolupracující subjekt/osoba vypadat a jak by mohla fungovat vaše spolupráce.

V praxi se setkávám s těmito formami spolupráce

• na základě pracovního poměru nebo DPP či DPČ, tzn. spíše zaměstnanec, interní pracovník;
• na IČ, příp. i zde je možné DPP nebo DPČ, podstatné je, že dotyčná osoba je spíše externista, který pracuje na volné noze a řeší granty a dotace pro víc organizací;
• spolupráce s firmou, která řeší vše okolo grantů a dotací, opět jde o externí spolupráci.

Jak najdete toho pravého

V případě, že hledáte interního pracovníka, doporučuji sestavit a následně zveřejnit inzerát s nabídkou pracovního místa, kde jasně zveřejníte, koho hledáte, jaké má mít dovednosti a zkušenosti a co nabízíte (úvazek, mzda aj.). Před sestavením inzerátu je dobré ujasnit si změnu organizační struktury, tzn. vazby nového pracovníka k dalším členům týmu, jak bude probíhat spolupráce, komu bude podřízen, odkud a jak ho budete platit aj. Druhou možností je sledovat pracovní portály a vyhledávat mezi inzeráty potencionálních uchazečů o pracovní místo.

Ve chvíli, kdy hledáte externistu – ať už firmu nebo jednotlivce, je potřeba hledat trochu jinak. V tomto případě musíte být aktivnější ve vyhledávání a potřebujete vědět, co sledovat a jak si vybírat.

Co sledovat u externistů i firem, zároveň se může hodit i u internistů:

• jaké mají zkušenosti se zpracováváním žádostí o dotace a granty, příp. s dalšími činnostmi, které požadujete (vyúčtování aj.) – kolik podali žádostí, do jakých výzev a programů, jak to dopadlo (% úspěšnosti);
• zda má nějakou specializaci – téma, kterému se věnuje víc, konkrétní výzvy, se kterými má zkušenosti aj. – chtějte vědět opravdu konkrétně, co ho zajímá a čemu se věnuje prioritně (např. odborník na investiční projekty nemusí umět dobře zpracovat žádost o dotaci na provoz sociální služby, a naopak nebo odborník na projekty pro školy opět nemusí umět dobře zpracovat žádost o dotaci na projekt sociální integrace aj.);
• % úspěšnosti podaných žádostí – 100% úspěšnost není moc reálná, možná jen v případě, že dotyčný má za sebou jen několik žádostí, tzn. má menší zkušenosti, hledejte číslo mezi 50 – 95 % (liší se podle druhů výzev, se kterými má dotyčný zkušenosti) a ptejte se, jak úspěšnost počítá (je rozdíl mezi podpořeným projektem, který získá částečnou dotaci a 100% podpořeným projektem, který získá 100% dotace, o kterou se žádalo);
• reference jiných klientů na poskytované služby;
• cenová politika;
• v případě velkých investičních projektů nebo projektů, které vyžadují další specialisty, promyslete a zjišťujte, zda si další specialisty chcete sehnat sami, nebo zda toto příp. zajistí externista/poskytne kontakty (např. realizace výběrového řízení, projektové řízení, vedení účetnictví, audity kvality aj.) – s některými z těchto specialistů můžete potřebovat spolupracovat už při přípravě samotné žádosti o dotaci.

U firem se dále hodí zjišťovat a doptávat se:

• jaké zkušenosti s dotacemi a granty má konkrétní pracovník, který bude vaši žádost o dotaci/grant zpracovávat;
• cenovou politiku (každá firma to má trochu jinak, některé si berou % ze získaných dotací, jiné ne, některé vám nabídnou zpracování žádosti o dotaci vč. administrace celé žádosti, tzn. kupujete si balíček služeb aj.)

Při vyhledávání externího spolupracovníka či subjektu můžete provést průzkum na internetu dle klíčových slov jako např. „grantové/dotační poradenství“. Efektivnější cestou však může být využití své sítě kontaktů pro získání referencí na konkrétní externisty. Užitečným pomocníkem je také profesní sociální síť LinkedIn, na které lze najít kontakty na konkrétní osoby dle klíčových slov jako např. „grantový/dotační specialista“. Získáte tím rovněž přehled o profesním profilu dané osoby, zkušenostech a referencích.

Kolik vás bude stát externista

A ještě se vraťme k cenové politice u externistů ve fázi zpracovávání žádostí o dotaci.

Někteří pracují na tzv. success fee – zde se tím myslí poplatky za úspěch, který se počítají zpravidla v % ze získané dotace. Některé externí subjekty si účtují jen tyto poplatky, tzn. v případě, že dotaci nezískáte, tak neplatíte nic. Tento model bývá oblíbený mj. i proto, že si klienti plánují, že náklady na zpracování žádosti o dotaci zaplatí až ze získané dotace. Myšlenka je to dobrá, jen pozor na to, že ne z každé dotace je možné hradit poplatky za zpracování žádosti o dotaci. Toto doporučuji ověřovat vždy předem, abyste po získání dotace nebyli překvapeni.

Další možností je, že platíte práci externisty bez ohledu na to, zda dotaci získáte, nebo ne. Zde si doporučuji předem ověřit zkušenosti, šanci na získání dotace či grantu a cenu, kterou budete za zpracování hradit. Platby probíhají různě dle dohody s externistou, někdy se hradí předem záloha na práci, vyúčtování pak bývá po podání žádosti o grant, někdy platíte průběžně podle odpracovaných hodin, nebo celou částku až po podání žádosti aj.

Častou variantou bývá kombinace obou výše uvedených způsobů. Tzn. je stanovena určitá pevná částka za práci, kterou vždy uhradíte, bez ohledu na výsledek dotačního řízení, a dále je stanovena částka nebo spíše % z částky dotace, kterou uhradíte až v případě, že dotaci získáte (success fee). Tento způsob je docela zajímavý, zároveň i zde pozor na to, abyste si předem promysleli, odkud chcete hradit náklady na zpracování projektu.  

Rozsah spolupráce, cena a odpovědnost

Pokud chcete pomoci nejen se zpracováním žádostí o dotaci, ale také s administrací projektu a vyúčtováním, tak se rovnou ptejte na ceny už ve fázi dojednávání zpracování žádostí o dotaci. Zejména u velkých investičních projektů.

Kromě ceny se také zajímejte o to, zda má externí subjekt s administrací projektu a vyúčtováním zkušenosti.

Zda se orientuje ve výběrových řízeních, kolik jich prakticky pomáhal nastavit a zrealizovat aj. Jak bude administrace projektu prakticky probíhat, co budete muset hlídat a dodávat vy jako realizátor projektu. Za co bude zodpovídat externí subjekt. Zde platí více než jinde, že kdo je připraven, nebude překvapen 😊. Protože, jestli něco nechcete, tak zjistit v průběhu realizace projektu, že váš externí spolupracující subjekt připravil špatně podklady pro výběrové řízení, které se pak musí zrušit. Nebo že jste podali pozdě nebo špatně zpracovanou žádost o změnu v projektu, chybně vyúčtovali atd.

Samozřejmostí je uzavřít s externím subjektem smlouvu, kde si vše konkrétně popíšete.

Nicméně, je potřeba si uvědomit, že za dotaci a správné nakládání s ní zodpovídáte vy jako realizátor projektu a zároveň ten, kdo dotaci získá, proto i veškeré chyby a nedostatky, které udělá externí subjekt, jsou vaší zodpovědností vůči donátorovi. Samozřejmě pak můžete uplatňovat náhradu škody u externího subjektu, pokud máte dobře nastaveny smluvní vztahy, ale primární potíže musíte u poskytovatele dotace řešit vy.

Veronika Pačesová a Zdeňka Havrlíková, http://aviteum.com/cs/domu/