Většina neziskových organizací v lednu či únoru předkládá závěrečné zprávy k projektům nebo vyúčtování, příp. obojí. Na co si dát pozor a co dělat, aby se nám dokumenty nevracely k přepracování? Ať už vás tento proces čeká poprvé, nebo už po desáté, berte článek jako inspiraci, jak se to dá taky dělat. Ať už berete zprávu jako „nutné zlo“ nebo to nijak neřešíte, věřte, že díky ní máte možnost zhodnotit průběh vašeho projektu, jeho silné i slabé stránky a promyslet, co chcete v příštím období udělat jinak.
Za 20 let v neziskovém sektoru jsem sestavila závěrečných zpráv a vyúčtování desítky. Další desítky jsem jich viděla, konzultovala nebo hodnotila. Kdybych mohla každému poradit hlavní body, se kterými půjde vyúčtování a psaní závěrečné zprávy od začátku lépe, jsou to jednoznačně tyto:
- Příprava vyúčtování/závěrečné zprávy začíná už v poslední čtvrtině doby, po kterou projekt běží. Po konci projektu už těžko něco ovlivníte, změníte nebo oznámíte změny, ke kterým v projektu došlo.
- Přípravu začněte tím, že se podíváte, jak vypadají formuláře, které budete vyplňovat – tak zjistíte, jaké parametry projektu dárce nejvíce zajímají
- Ujasněte si, jak si stojíte s tzv. „tvrdými“ parametry projektu, které když nesplníte tak, jak jste slíbili, tak vracíte část dotace/grantu
- Když je nejhůř (něco jste opomenuli, nedodrželi, zapomněli a nejde o zásadní věc danou smlouvou nebo tzv. tvrdý parametr), kontaktujte donora a ptejte se, jak to můžete vyřešit. Důležité je kontaktovat donora s dostatečným předstihem před koncem projektu, protože v době, kdy máte dodávat vyúčtování a závěrečnou zprávu, jste už většinou po konci projektu, kdy se zpětně těžko něco mění. Pokud kontaktujete donora s dostatečným předstihem, jste otevření a nabízíte možnosti, tak z mojí zkušenosti vyplývá, že většinou se řešení najde!
Součástí vyúčtování bývají i účetní věci. Většina z vás mi možná řekne, že na to „máte účetní“ a tím je vyřešeno.
Plně chápu, nicméně pro případ, že budete chtít svoji/svého účetní/ho podpořit, tak doporučuji prostudovat vzory od profíků, kteří o účtování (nejen) dotací a grantů vědí skoro vše (mám osobně ověřeno). Také dělají na to i školení, ale o tom zase někdy příště: https://www.22hlav.cz/ke-stazeni.
Máte otázku na vyúčtování nebo tvorbu závěrečných zpráv? Je něco, s čím si nevíte rady? Pokud ano, neváhejte se na mě obrátit a domluvit si konzultaci ZDE.
Veronika Pačesová
